Просто нужно соблюдать для вашего же удобства.

1. Создавая тему, пишите в названии кому принадлежит почта.
(Пример: Почта Нимфадоры Тонкс, Филин Нимфадоры Тонкс)
2. Если хотите отправить письмо персонажу, зайдите в тему с его почтой и оставьте в ней сообщение.
3. Если вам нужно написать ответ на письмо, ответ следует писать в теме автора письма.
(Пример: Если Тонкс пишет Снейпу, то ей следует зайти в тему: Филин Снейпа. Для того, чтобы ответить Снейпу на письмо Тонкс, ему нужно зайти в тему Почта Тонкс.)

Вроде получилось объяснить доступно.